Module Ventilation Comptable

Avertissement : Il ne s’agit pas d’une version finale, ce guide est en constante actualisation, de ce fait nous vous recommandons de porter toute votre attention aux nouvelles versions qui suivront l’évolution du module.

Répertoire Github : https://github.com/Darkjeff/dolibarr_ventilation_compta

Branche : Ce guide d’utilisation porte sur la branche 3.5.x.

Présentation

Dolibarr ERP & CRM, aujourd’hui dans sa branche 3.5.x, est un excellent logiciel qui ne cesse de se renforcer ses fonctionnalités et beaucoup s’en servent pour saisir leurs ventes, leurs achats, les charges (Ce point reste à améliorer grandement) et bien sûr leur banque et leur caisse.

Cependant, le principal manque dans Dolibarr, c’est la comptabilité !

L’objectif de ce module n’est pas bien sûr pas de créer un logiciel comptable de A à Z, mais de simplifier la saisie comptable car si vous saisissez toutes les informations dans Dolibarr alors pourquoi votre comptable devrait refaire ces mêmes opérations de saisies. Le plus dur pour vous, grâce à ce module, va être de le convaincre de récupérer vos fichiers désormais.

« Comptabilité Expert » est un module permettant de ventiler semi-automatiquement les opérations effectuées dans Dolibarr via une manipulation très rapide et ensuite de les intégrer dans un grand livre.

Il est possible d’exporter le grand livre ou les journaux correspondants au format csv.

Avertissement : le module n’est aucunement compatible avec la loi CFCI. Il est nécessaire d’exporter la comptabilité générée avec le module sur un logiciel professionnel compatible avec cette norme ou vous devez transmettre vos opérations à un professionnel (Expert-Comptable) qui pourra générer le fichier nécessaire en cas de contrôle.

Wikipédia : Contrôle fiscal des comptabilités informatisées

Objectifs et contenu de ce guide

Installation

On va commencer par le départ et comme l’opération est valable pour chaque module de Dolibarr, autant reprendre les bases.

Avant toute opération, une sauvegarde complète est nécessaire car ce module touche à plusieurs éléments de Dolibarr est pourrait créer des disfonctionnements.
1. Installation dossier « custom »

Décompressez l’archive téléchargé, vous trouverez un dossier se nommant “accountingex” (NDLR : Pour Accounting Expert) qu’il faut mettre dans le répertoire “htdocs/custom” (Si le dossier custom n’existe pas, il faut le cérer bien sûr) de votre instance dolibarr.

Le répertoire “custom” a été rajouté à Dolibarr afin justement d’héberger des modules complémentaires, hors du cœur de dolibarr mais pour activer ce dernier il ne faut pas oublier de dé-commenter deux lignes dans le fichier conf/conf.php à savoir :

$dolibarr_main_url_root_alt=$dolibarr_main_url_root.”/custom”;
$dolibarr_main_document_root_alt=$dolibarr_main_document_root.”/custom”;
Pour activer un module il suffit de se connecter avec un compte administrateur, d’activer le module (menu configuration -> modules) en cliquant sur le bouton « ON » (si tout se passe bien, il passe en vert). Pour les mises à jour même principe on désactive et on ré-active en cliquant toujours sur le bouton « ON »
1. Paramétrages

Présentation

Ce module a pour l’instant 5 menus principaux :

Ventilation Clients ou Fournisseurs : qui permet de ventiler chaque ligne des factures ventes (ou d’achats) avec un compte comptable. La ventilation est assisté en automatique si on a remplit le code compte comptable dans la fiche produit ainsi que dans la liste des comptes comptables. Pour la saisie libre ou si on veut attribuer un autre compte on peut en choisir un manuellement.

Marge commerciale : permet d’attribuer a chaque ligne d’achat

– la référence de la facture client

– une quantité

Cela permet par exemple d’attribuer des achats que l’on a pas facturé à un client ou de dispatcher une facture de transport entre plusieurs factures clients.

Compte : il s’agit tout simplement d’une liste de compte comptable : compte + libellé

Journaux : Permet d’afficher et d’exporter selon des critères de dates un journal de vente ou d’achat.

menu

Ventilation Clients et Fournisseurs
On va regrouper les deux sujets car le principe est le même.

Lorsqu’on clic sur Ventilation client ou fournisseur, un tableau récapitulatif mensuel s’affiche. En haut de la page des flèches permettent de changer facilement l’année que l’on souhaite analyser.

ventilation-client-annee

Le tableau donne les chiffres en HT ventilés par comptes comptables (les libellés des comptes apparaitront) et par mois. Une ligne “non pointé” apparaitra afin de donner les montants qui ne sont pas encore ventilés.

ventilationclient2

 

Lorsqu’on clic sur “à ventiler” on obtient la liste des lignes de facture correspondantes au non pointé. Si le compte comptable est renseigné dans la fiche produit et qu’il correspond à celui rentré dans la liste des comptes, alors la liste déroulante “dans le compte” sera remplie automatiquement avec le compte et la case à cocher “ventiler” sera cochée.

ventilation-client_aventiler

 

Si on a utilisé la saisie libre, ce qui veut dire que l’on a pas renseigné le produit ou le service, ou si le compte compte comptable définit dans la fiche produit ne correspond pas : une vente de marchandise qui passe en achat de petit matériel par exemple, on peut changer le compte et cocher la case à cocher afin de ventiler dans le bon compte.

ventilation_automatique

 

Ensuite il ne reste plus qu’à appuyer sur le bouton “Ventiler” en bas de la page. Une fois l’opération terminé la fenêtre suivante apparaitra.

ventilation-client_bouton-ventiler

Le lien “Ventilés” permet de retrouver sur une page toutes les lignes de facture (clients ou fournisseurs). Les informations suivantes sont affichées

  • référence facture
  • référence produit
  • libellé produit
  • description produit
  • montant HT
  • compte comptable

Comptes Comptables et Journaux

Le menu Compte permet d’afficher la liste des comptes et de les modifier.

Il existe aussi un lien afin de créer un compte

Le menu journaux permet d’afficher le journal des ventes ou le journal des achats entre deux dates.
Le bouton Export CSV permet d’extraire le journal sous forme d’un fichier csv.

Date format jj/mm/aaaa
libellé : n° de facture
Compte
Débit
Crédit

Cet export est compatible avec le logiciel Cador de SuiteExpert.

Des modèles d’export vers Cegid Expert et Sage existeront dans la version finale de la branche 3.5.x.

La partie marge commerciale qui correspond plus à de la compta analytique fera l’objet d’un autre article. Je rappelle aussi qu’il est indispensable de faire appel à un expert-comptable pour sa comptabilité.

Le module est gratuit, nous cherchons surtout des retours utilisateur et si possible l’aide d’autres développeurs afin de faire évoluer ce module : export vers d’autres logiciel comptable ou une partie comptabilité analytique.

Et pour finir voici un lien vers la discussion sur l’évolution de ce module sur le forum dolibarr français pour l’instant.