Organiser sa messagerie

[dropcap]D[/dropcap] epuis 15 ans, l’usage de la messagerie électronique a révolutionné notre façon de travailler. Cependant, c’est aussi une tâche chronophage, voici donc quelques unes de mes techniques afin d’optimiser l’utilisation de sa messagerie.  Ma messagerie contient 10 ans de mails et je reçois plus d’une centaine de mail par jour. En outre, je n’utilise pas Outlook ou tout autre logiciel client de messagerie. Depuis 2008 et ma découverte de Google Apps, je n’utilise plus que le webmail.

 

Outlook VS webmail

 

Beaucoup de gens ne peuvent se passer de leur Outlook. Même après le passage à google apps, certains utilisateurs préfèrent utiliser Outlook et Google Apps Sync. Voici, pour moi les raisons de passer sur le webmail et d’oublier son logiciel client de messagerie.

 

La rapidité

 

Tout simplement parce qu’ouvrir un navigateur c’est beaucoup plus rapide que de lancer outlook, surtout si la base mail est importante. Le plaisir d’avoir une boite de réception qui s’ouvre en un clin d’œil et des messages qui s’ouvrent plus vite. Tout cela est encore plus vrai avec le navigateur Chrome.

 

Une interaction entre tous les services

 

Pouvoir passer de ses mails à son agenda ou accéder à sa liste de taches ou de contact et tout ceci dans la même interface. Un petit Ctrl + t et on navigue à travers tous les outils nécessaires au travail collaboratif. Autre avantage, la visualisation des pièces jointes en mode rapide et sécurisé. Le dernier plus, c’est l’annulation d’un message après l’envoi, uniquement disponible sur le webmail.

 

Les labos de gmail

 

Tous ces add ons ne sont disponible que sur l’interface web, il y en a plus de 120.

 

Le mode recherche

 

Si la plupart des utilisateurs classent leurs mails dans différents répertoires, c’est principalement à cause de la lenteur et de l’inefficacité du module de recherche dans Outlook. Ceci est complètement différent avec le webmail de Google Apps qui permet une recherche “à la google” avec la possibilité d’affiner vos requêtes.

 

Comment bien ordonner ces mails

L’automatisation peut traiter 90% des mails.

 

Les Spam

 

Véritable fléau des temps modernes, les spam sont une perte de temps (et donc une perte d’argent). Avec postini (le service anti spam de google apps) plus de problème. Je ne reçois aucun spam et j’ai un mail par jour qui me résume tous les mails classés en spam et me permet de sauver un mail qui serai passé à la trappe.

 

Les libellés en automatique

 

Premier classement des mails, j’utilise les libellés automatiques, ce qui permet d’isoler les messages non spam mais qui sont inutiles quand même :

J’utilise bien sur d’autres libellés afin de faciliter mes recherches

 

 Le choix des libellés et la couleur

 

J’utilise trois libellés avec des couleurs (avec un @ au départ afin qu’ils soient en première position)

 

@action : email entraînant une action de ma part

@project : projet en cours

@assistante : mail et suivi confié à mon assistante